¿Qué es Google Vault?
Vault es una herramienta de G Suite, el cual te permitirá buscar, archivar, conservar y exportar los mensajes de correo electrónico chat y archivos de drive de tu empresa; al igual que los demás servicios de Google, Vault se encuentra totalmente basado en la web, por lo que no deberás instalar ningún programa y podrás acceder a él desde cualquier lugar.
servicios electrónicos con los que cuentas
- Archivar chat y correos electrónicos: podrás parametrizar tus reglas de retención de información y tiempos de almacenamiento de los mismos.
- Retenciones legales: aplica retenciones de litigios a los usuarios para conservar todos sus correos electrónicos y los mensajes de chat con el registro habilitado de forma indefinida con el fin de cumplir con tus obligaciones legales.
- Búsqueda de archivos en Drive: busca archivos (PDF, DOCX y JPG.) en las cuentas de Google Drive de tu dominio por cuenta de usuario, unidad organizativa, fecha o palabra clave.
- Búsqueda de correo electrónico y de chat: Filtra información por cuenta de usuario, fecha o palabra clave en el correo electrónico y en las conversaciones de Hangouts y los chats de Google de tu dominio guardados en el historial. Vault admite búsquedas con operadores booleanos, comodín y específicos de Gmail.
- Exportar: exporta correo electrónico específico, chats con el registro habilitado y archivos de Drive a formatos estándar para realizar un análisis y procesamiento adicional.
- Informes de auditoria: utiliza los nombres de auditoriía de Vault para obtener información sobre las acciones que los usuarios de Vault han realizado durante un periodo de tiempo especificado.
Preguntas frecuentes
- Si elimino a un usuario de Google Apps, ¿se eliminan también sus datos de Vault?
Sí, si eliminas a un usuario, toda la información asociada a su cuenta se eliminará de Google. Como práctica recomendada, Google aconseja suspender las cuentas de usuario en lugar de eliminarlas. Cuando utilices una herramienta como Google Apps Directory Sync, asegúrate de que esté configurada para suspender las cuentas en lugar de eliminarlas.
- ¿Cuánto tiempo se retiene el correo electrónico en Vault?
Los administradores pueden establecer periodos de retención del archivo de correo electrónico de la forma que más se ajuste a sus necesidades. Puedes utilizar las reglas de retención para:
– Conservar mensajes durante todo el tiempo que necesites. Si se requiere que tu organización retenga los datos durante un periodo de tiempo, puedes configurar Vault para retener el correo electrónico y los mensajes de chat incluso si los usuarios los eliminan y vacían la papelera.
– Eliminar mensajes cuando ya no los necesites. Si se requiere que tu organización elimine los datos confidenciales después de un periodo de tiempo, puedes configurar Vault para eliminar el correo electrónico y los mensajes de chat de los buzones de correo de los usuarios.
- ¿Pueden los usuarios eliminar correos electrónicos del archivo de Vault?
Los usuarios no pueden eliminar correos electrónicos que estén archivados hasta que finalice el periodo del archivo.
